L'affrètement, un pilier du transport mal digitalisé
L'affrètement — confier tout ou partie d'un transport à un sous-traitant — représente en moyenne 30 à 40 % de l'activité des transporteurs français. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, il se gère encore par téléphone, email et tableaux Excel, générant inefficacités, erreurs et manque de visibilité.
Digitaliser son affrètement avec un TMS permet de gagner du temps, réduire les coûts cachés, sécuriser les relations sous-traitants et améliorer la traçabilité pour vos clients finaux.
Les défis de l'affrètement non digitalisé
Sans outil adapté, l'affrètement souffre de problèmes récurrents :
- Recherche de sous-traitant manuelle : appels téléphoniques multiples pour trouver un camion disponible, perte de temps considérable
- Confirmation informelle : accord par SMS ou oral, sans trace contractuelle en cas de litige
- Suivi impossible : le donneur d'ordre ne sait pas où est son fret une fois confié au sous-traitant
- Facturation complexe : réconcilier les factures sous-traitants avec les commandes clients est chronophage et source d'erreurs
- Compliance non vérifiée : assurance, capacité de transport, documents — difficile à contrôler sans outil centralisé
Le processus d'affrètement digitalisé avec un TMS
Identification du besoin d'affrètement
Le TMS détecte automatiquement les missions qui ne peuvent pas être couvertes par la flotte propre (capacité saturée, zone non couverte, véhicule spécial requis) et crée un besoin d'affrètement.
Sélection du sous-traitant
L'affréteur consulte son carnet de sous-traitants pré-qualifiés dans le TMS (documents à jour, tarifs négociés, historique de performance). Envoi d'une cotation en 1 clic.
Confirmation et ordre de transport
L'ordre de transport est généré automatiquement depuis le TMS avec toutes les informations nécessaires : chargement, déchargement, instructions spéciales, contacts. Envoyé par email ou via un portail sous-traitant.
Suivi de la mission confiée
Le sous-traitant met à jour les statuts via une app ou portail web. Le TMS consolide le tracking de toutes les missions (propre + affrétées) dans une vue unifiée.
Réception POD et facturation
La preuve de livraison est remontée dans le TMS. La réconciliation avec la facture sous-traitant est automatisée : écarts détectés, validation ou contestation en 1 clic.
Avantage clé : Avec un TMS comme LogiX, vos clients finaux ne voient aucune différence entre une mission assurée par votre flotte et une mission affrétée — le suivi et les notifications sont identiques dans les deux cas.
Gérer son panel de sous-traitants dans le TMS
Un TMS performant intègre un répertoire sous-traitants complet :
- Coordonnées, zones géographiques couvertes, types de véhicules
- Documents de compliance (licence, assurance RC, capacité de transport) avec alertes d'expiration
- Grilles tarifaires négociées par zone ou type de mission
- Historique de performance (taux de retard, litiges, satisfaction)
- Évaluation après chaque mission
Maîtriser la marge sur l'affrètement
L'affrètement est souvent une source de perte de marge non détectée. Un TMS permet de calculer automatiquement la marge réelle sur chaque mission affrétée : prix de vente client vs coût sous-traitant vs frais internes. Les missions déficitaires sont identifiées immédiatement et des alertes de seuil de marge peuvent être configurées.
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Gestion sous-traitants, ordre de transport automatisé, suivi unifié flotte propre + affrétée, calcul de marge en temps réel.
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